5 способов организовать совместную работу с документами

На предприятиях приходится часто обрабатывать документы, привлекая к выполнению задач сразу нескольких сотрудников. Предупредить создание множественных рабочих вариантов на разных ПК, исключить необходимость обобщения и правки материалов удается при условии использования эффективного инструмента совместного редактирования документов. Ознакомьтесь с 5 популярными ресурсами, при помощи которых обеспечивается доступ к таблицам, презентациям и прочим офисным продуктам.

1. Google-диск

Google предоставляет пользователям множество полезных возможностей, включая и онлайн-редактор документов. На диске создавайте папки, открывайте или ограничивайте доступ к ним, выбирайте только определенных пользователей. В Google используйте таблицы для проведения автоматических расчетов. Это аналог офисного приложения Excel. Также создавайте документы Docs, которые можно комментировать и редактировать одновременно нескольким работникам. Доступ к файлам получает любой сотрудник, независимо от места его пребывания. Необходимым условием является наличие гаджета, подключенного к Интернету. Можно купить Айфон 12 или другой современный смартфон, перейти по предоставленной ссылке и выполнить обозначенные рабочие задачи на удаленке.

2. Trello

Это еще один полезный ресурс, представляющий собой виртуальную доску со списком задач и проектов, к которым можно прикреплять документы, расположенные на компьютере или в облачных хранилищах. Дизайн удобный, правила использования – несложные. Новички быстро разберутся с ними и приступят к выполнению задач.

3. Worksection

Эта онлайн-система предоставляет возможность управлять проектами и вести учет финансов. Ресурс интегрируется с Google, позволяя скачивать и загружать разные типы документов. На Worksection можно создавать задачи, добавлять описания, ставить метки, сортировать по разным критериям, осуществлять контроль, устанавливать сроки выполнения задач, отслеживать процент потраченного времени. При подключении собственного FTP-хранилища лимиты на загрузку файлов исключаются.

4. Мегаплан

Ресурс содержит специальный модуль "Документы", воспользовавшись которым, вы сможете сохранять файлы, открывать доступ конкретным исполнителям. В процессе редактирования обеспечивается сохранение старого документа и осуществляется загрузка его нового варианта. О нем все причастные к этой работе сотрудники получают уведомление по почте, в строке информера или при помощи SMS. Программа содержит несколько готовых шаблонов типовых документов.

5. Битрикс24

Это продвинутый инструмент для профессионального использования сотрудниками бизнес-компаний. Он обеспечивает комфортное редактирование документов, предоставляет расширенные возможности для совместной работы. Создавайте задачи и прикрепляйте к ним файлы, сохраненные на компьютере или облачном хранилище. В Битрикс 24 вы быстро найдете любой проект, воспользовавшись умным поиском. Ресурс позволяет сортировать документы по разным категориям.