Особенности работы офис-менеджером: что нужно знать о профессии

В административном аппарате предприятия сотрудник, который отвечает за поддержание эффективного функционирования офиса, называется офис-менеджер. Вакансии на позицию специалиста можно найти и в коммерческих структурах, и в государственных организациях.

Основные требования к соискателю

• Работодатели чаще всего набирают на данную должность сотрудников возрастом от 25 лет. Принимают мужчин и женщин, но предпочтение отдается женщинам, которые смогут взять на себя роль "хозяйки офиса".
• В зависимости от уровня предприятия сотруднику будет достаточно курсов или оконченное высшее образование, в последнем случае – со знанием иностранного языка, а лучше нескольких, в зависимости от партнеров, с которыми сотрудничают, или самих владельцев предприятия.
• Также от соискателя может потребоваться наличие опыта работы от 1 до 3 лет на аналогичной должности. Впрочем, перспективный и опытный секретарь тоже может перейти на эту должность.

Чтобы узнать больше о требованиях к офис-менеджеру – изучите базу вакансий по ссылке hh.ua/catalog/Administrativnyj-personal/Office-manager.

Офис-менеджер и секретарь: в чем разница

К функциональным обязанностям секретаря относят обработку корреспонденции, ответы на телефонные звонки, помощь руководителю и прочее, в то время как офис-менеджер исполняет руководящую функцию. Сегодня распространена практика, когда такому специалисту добавляются еще и функции секретаря.

Что входит в обязанности

• Главная функция – организация работы офиса, куда включается материально обеспечение от канцтоваров до электроники и офисной техники. В крупных компаниях этим занимается завхоз, который подчиняется офис-менеджеру.
• Вторая – руководство младшим персоналом. К ним относятся секретари-ресепшионисты, курьеры, уборщицы, а также другие сотрудники.
• Следующая функция – встреча гостей и даже решение их текущих вопросов вроде заселения в гостиницу.
• Последнее – информирование сотрудников о новостях компании, организация праздников и мероприятий, если в компании нет своего ивент-менеджера.

Нюансы в отдельных сферах

Для агентства недвижимости важна качественная работа с клиентской базой, поэтому от офис-менеджера потребуется обзвон клиентов, разъяснение процедуры оформления покупки-продажи и аренды недвижимости на всех этапах сделок.

В зависимости от размера строительной компании на специалиста может лечь обязанность закупать строительные материалы, организовывать их транспортировку, лизинг техники, заключение с сотрудниками договоров на временную работу.

В страховой компании на офис-менеджера может лечь учет производительности работников, отправление коммерческой и расчетной документации клиентам, заказ рекламно-сувенирной продукции и обзвон клиентской базы.